Déménagement entreprise : quelles sont les étapes à franchir ?

Quelle que soit la taille d’une entreprise, un projet comme le déménagement est un virage à négocier avec prudence. L’exercice est plus délicat à gérer, car il faut prendre des dispositions en amont, pendant et même après le processus.

Comme pour tout projet à caractère professionnel, de nombreux paramètres doivent être pris en compte. Quelles sont alors les étapes à franchir dans le cadre du déménagement d’entreprise ? Lisez les éléments de réponse suivants pour le savoir et connaître quelques astuces qui pourront vous faciliter la tâche.

Identifier les raisons du déménagement

La première étape à suivre pour un déménagement entreprise est d’identifier les raisons qui motivent ce projet. En effet, c’est à ce niveau que vous devez énumérer et comprendre les facteurs afin de mieux appréhender ce projet dans son ensemble. Il peut s’agir de la fin de votre contrat de location, de changer de cadre pour faire des économies ou d’un besoin de plus d’espace.

Le déménagement d’entreprise intervient aussi pour améliorer l’image de la société ou la qualité du travail ou pour des raisons stratégiques. La liste n’est pas exhaustive, mais l’idéal serait de passer par cette étape pour réussir les autres phases du processus.

Informer les salariés

Une fois que la décision de déménager est mûrie et confirmée, il faut maintenant informer les salariés de l’entreprise. Cette étape s’avère nécessaire pour le bien-être de la société parce que c’est un événement qui les concerne.

Chacun doit être au courant du projet afin de se préparer, surtout sur le plan personnel. La transparence est de mise à ce niveau, car le déménagement va certainement créer un chamboulement des habitudes quotidiennes.

C’est aussi le moment d’écouter les suggestions, de répondre aux éventuelles préoccupations et d’impliquer les collaborateurs dans le processus. Le but de cette étape est que personne ne soit pris au dépourvu et que chacun puisse accompagner d’une manière ou d’une autre le projet.

Il est recommandé de désigner un responsable par département ou un chef de déménagement afin d’assurer une meilleure coordination.

Trouver de nouveaux locaux

Trouver de nouveaux locaux est probablement l’étape la plus importante pour un déménagement d’entreprise. Pour un choix optimal, interrogez-vous sur vos besoins en termes de tailles des pièces, du nombre de bureaux et du secteur géographique. Toutefois, la réussite de cette étape passe en réalité par la définition de vos critères qui permet de mieux cibler l’offre adéquate.

N’oubliez pas de prendre en compte des aspects comme l’accessibilité, la sécurité et l’esthétique du bâtiment. Vous pouvez déposer ou rechercher une annonce sur des plateformes spécialisées pour trouver de nouveaux locaux ou faire jouer votre réseau professionnel.

De surcroît, les services d’une agence vous seront aussi utiles et avantageux, notamment en termes de gain de temps. Choisissez entre 3 et 4 édifices, puis procédez aux visites, aux comparaisons et par élimination selon les critères susmentionnés.

Fixer la date et faire l’inventaire

En fait, si le choix des futurs locaux est finalisé, fixez maintenant la date des opérations et faites un inventaire. Il faut planifier, organiser le déménagement en fonction d’un calendrier bien détaillé et réparti pour toutes les tâches. Les délais varient bien évidemment selon la taille de la société, mais il est nécessaire que chacune de ces dernières obéisse à un ordre précis.

De même, vous pouvez classer celles qui requièrent une période plus longue à exécuter en premier avant les autres qui peuvent être faites même la veille.

Il est aussi envisageable de procéder par regroupement thématique des tâches (administratif, humain et logistique). Quant à l’inventaire, il s’agit de faire le tri des affaires à emporter et celles qui ne vous sont plus utiles. Rangez les documents par ordre de priorité, de préférence dans un carton portant une description du contenu.

Remplir les formalités administratives

L’autre étape cruciale d’un déménagement d’entreprise est relative aux formalités administratives que vous devez remplir. En effet, dès que vous changez d’adresse professionnelle, vous êtes tenu d’informer certains organismes et aussi les partenaires de l’entreprise.

Par conséquent, les clients ou les fournisseurs et toute personne extérieure intervenant dans la vie de la société doivent être au courant de ce projet. Vous devez également prévenir votre bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il est primordial de respecter le délai de préavis (généralement 6 mois) et d’autres particularités qui figurent dans le contrat de location. Les formalités administratives relatives au déménagement d’entreprise concernent aussi les opérateurs d’énergie et d’internet ainsi que ceux de sécurité.

Par ailleurs, les structures telles que l’URSSAF, le service des impôts et la caisse de prélèvement sont également concernées. De même, n’oubliez pas de mettre à jour le changement d’adresse sur le site de votre entreprise. Faites-en de même pour vos documents de correspondance et sur vos cartes de visite.

Choisir votre société de déménagement

Vous pouvez déployer du personnel pour le déménagement de votre entreprise ou faire appel à une société experte en la matière. Celle-ci met à votre disposition des professionnels qualifiés pour transporter vos effets en toute sécurité et finaliser le projet dans les meilleurs délais.

Elle vous propose une assistance durant tout le processus, garantit une optimisation de votre temps et possède l’arsenal requis pour ce projet. Pour choisir votre firme de déménagement, vérifiez si elle dispose d’une assurance afin de vous couvrir en cas d’éventuels dommages matériels.

Il faut aussi bien étudier les options proposées par chaque société en comparant leurs devis. Assurez-vous de sa légalité (inscription au registre du commerce) et consultez les avis clients sur la qualité de ses prestations.

Auditer les futurs locaux

Avant d’intégrer vos nouveaux bureaux, vous devez aménager les locaux, et ce, en faisant un audit au préalable. Il faut déterminer si les revêtements du sol et les murs ont besoin d’être renouvelés, mettre en place des cloisons et aux normes électriques. Ne vous fiez pas aux apparences, car chaque point technique doit être vérifié avant la signature du contrat de bail.

D’ailleurs, vous pouvez sublimer votre nouvel espace de travail avec une décoration qui reflète plus l’identité de l’entreprise et des accessoires fonctionnels modernes. Cela a pour but de séduire les collaborateurs, de faciliter leur adaptation et de les accueillir convenablement dans ce cadre attrayant.

Par ailleurs, il est conseillé de procéder à l’inauguration des nouveaux locaux en organisant une soirée. N’hésitez pas à inviter vos clients et vos fournisseurs, car c’est la meilleure manière de leur faire découvrir vos bureaux flambants neufs.