Déménagement de bureau : quelles sont les étapes à franchir ?

Le parcours professionnel d’une entreprise, qu’elle soit grande ou petite, est souvent marqué positivement ou négativement par des situations qu’il faut prendre avec assurance. Le déménagement de bureau constitue sans doute un changement de grande envergure.

Quelles sont les étapes à franchir pour réussir un déménagement de bureau ? Suivez le fil de cet article afin d’avoir une connaissance des étapes à suivre pour bien organiser un déménagement de bureau. Focus !

Quelques questions et informations préalables

Quel que soit le motif (locaux étroit ou petit, emplacement inadéquat, charge importante, etc.), le déménagement de bureau est une activité sensible et fastidieuse qui demande une certaine préparation.

Ainsi, la toute première question que nous pouvons nous poser est de connaître les raisons motivées de cette décision. Pour cela, elles devront être pertinentes et valables.

Si vous parvenez à cerner  les raisons du déménagement, vous saurez faire le choix idéal pour votre nouvelle destination.

Par la même occasion, vous tenez les bons arguments pour convaincre aussi bien vos employés et collaborateurs que votre clientèle. Sachez que chaque déménagement doit être remis en cause pour apprécier son impact sur l’évolution de votre société.

Après que la décision du déménagement a été prise, il est nécessaire d’informer le plus tôt que possible vos associés et employés. Vous allez devoir communiquer sur l’événement afin que chacun soit informé pour préparer au mieux ce changement.

Notez bien que le déménagement peut stimuler l’essor de votre entreprise, mais peut aussi provoquer des conflits entre associés, employés s’il n’est pas bien organisé.

Pour mettre en confiance et impliquer vos associés, employés dans le déménagement, vous pouvez initier une visite de nouveaux locaux, recueillir les différentes idées.

N’oubliez pas que l’objectif de la communication sur le déménagement est qu’il soit accepté par tous. Pour cela, vous pouvez faire des sondages afin de recueillir les différents avis.

Respect du préavis du bail commercial et recherche de nouveaux locaux

Étant donné que vous occupez maintenant un local, cela veut dire que vous avez signé un bail commercial dont la période de préavis est fixée généralement de 6 mois. Il vous revient donc d’avertir votre bailleur par une lettre recommandée.

Ceci dans un délai d’au moins 6 mois avant la date prévue pour déménager. Notez que ceci fait objet d’un acte décisif pour votre entreprise qui doit s’organiser pour le déménagement au bout de 6 mois.

Néanmoins, si la durée de préavis de votre contrat dépasse 6 mois, vous devez aussi la respecter afin de vous conformer aux procédures administratives. Vous serez exonéré de ces formalités si vous n’êtes pas sous location ou sous contrat de prestation.

D’ailleurs, pour trouver des bureaux qui conviennent à votre entreprise, vous devez définir vos besoins et celui de votre entreprise. Cela comprend la taille des locaux, le nombre de bureaux, la localisation en tenant compte de votre budget. Renseignez-vous ensuite par le biais d’une agence de déménagement d’entreprise ou auprès de votre réseau professionnel.

Vous pouvez aussi passer une annonce sur les sites spécialisés dans l’immobilier. De même, vous pouvez faire des recherches sur internet. Ainsi, vous pouvez sélectionner 3 à 4 adresses et les visiter avant de faire un choix. N’oubliez pas de définir un cahier des charges qui renseigne tous vos besoins, qui vous aidera alors à faire le meilleur choix.

Date, planification du déménagement et signature du nouveau bail

Il est nécessaire de fixer une date pour le déménagement de votre entreprise. Ceci vous permet de ne rien oublier en ce qui concerne les événements du déménagement. En effet, l’idéal est de faire votre déménagement en week-end pour ne pas perturber les activités de votre entreprise.

Sinon, organisez une semaine de télétravail pour l’ensemble de vos collaborateurs si pendant ce temps le déménagement a lieu. Afin de bien coordonner les opérations concernant la logistique, il faut nommer un responsable du déménagement parmi vos salariés.

Une fois que le choix est effectué, vous devez commencer les négociations avec le bailleur pour signer le contrat de bail.

Il vous est possible de discuter des clauses du contrat afin de trouver des modalités qui vous soient plus convenables. Cependant, il arrive souvent que certaines parties du contrat concernant la durée de bail ne puissent pas être revues (3 ans ; 6 ans ; 9 ans).

Ce qui peut être négocié est entre autres : 

• Le loyer ;
• L’échéance de paiement ;
• Le dépôt de garantie ;
• Les clauses de non-concurrence et d’exclusivité. 

Il en est de même pour les travaux à effectuer par le locataire, la cession et la résiliation du bail. Une fois ces détails sont réglés, vous pouvez en l’occurrence signer votre nouveau bail. Il faut rapidement informer ses collaborateurs de la nouvelle.

Aménagement et communication de la nouvelle adresse de l’entreprise

Il est important de faire l’aménagement de nouveaux locaux avant le jour du transfert. Cela devient une tâche qui suit une chronologie particulière et évidemment coûteuse.

Donc il faut faire un audit qui résume les différents travaux indispensables dans les nouveaux locaux. En effet, vous pouvez changer le revêtement du sol et du mur, mettre en place de nouvelles cloisons ou poser les faux plafonds.

Il est aussi souhaitable de faire une décoration d’intérieur du nouveau local. Vous pouvez aussi changer vos meubles de bureau qui sont devenus obsolètes, cela va permettre à vos collaborateurs d’être plus à l’aise. Il ne faut donc pas oublier de faire aussi le ménage dans l’ancien local. Cela vous donnera une idée claire des rénovations à effectuer.

Après le délogement de votre entreprise, il est important de communiquer la nouvelle adresse à certaines personnes morales et physiques. D’abord, les clients, les partenaires, les prestataires…etc.

Car votre déménagement ne doit en aucun cas diminuer votre productivité. Ensuite, communiquez auprès de différents services comme URSSAF, la sécurité sociale, opérateurs téléphoniques et ainsi de suite. Enfin, notifiez à la poste d’expédier vos courriers à votre nouvelle adresse.

Ceci permettra à votre entreprise d’évoluer et de grandir plus qu’il était avant le déménagement. Il ne faut pas oublier que les documents officiels, les brochures, les cartes de visite doivent être actualisés. De même, sur votre site internet, vous devez changer l’ancienne adresse par la nouvelle.